OA系统实施的一些问题

2021-06-25 11:45:21 vuf47729729

协同办公系统的使用涉及多人、跨部门,因此在项目推广应用过程中,可能会出现各种声音,比如感觉办公系统的实施意义不大,不能带来实际收益。不同的声音多,领导会有疑问,信息负责人也会面临很大的压力,项目也可能面临失败的可能。因此在构建办公自动化系统项目时,不要低估系统实施的重要性任何环节的任何问题都会导致整个链条断裂。

1、单位领导带头推广

如果单位领导带头坚持使用,那么系统很快就会得到实际应用;如果领导不使用,信息部门再怎么努力也很难推广。毕竟,OA是一个“一手项目”。尤其是有的领导,由于年纪大,远离电脑,所以有的领导对信息化比较抗拒。现在一些OA厂商已经考虑到这种实际情况,在OA方面做了一些方便的方法。一般来说,领导使用OA最重要的功能就是审批OA通过管理员将一些常用的审批用语输入到OA中领导即可一键审批,可配合手写版使用领导的手写版直接审批意见。这样的人性化措施,大大降低了部分领导对OA的抵触情绪。

2、制度执行要循序渐进,由易到难,不能一步到位

一般单位觉得既然付出了这么多钱,那就多要东西,所以系统要求的功能也越来越多。小编建议,为了保证项目的顺利实施和实施推广的效率,首先选择一些非常常用的、非常必要的、易于推广的功能和相对简单的设计工作流程作为初步的实施功能。比如公司公告、论坛、文档资料、信息发布等功能,以及一些简单的流程。至于一些复杂的流程和辅助办公功能,如车辆管理、会议管理、资产管理、办公用品管理、表格管理等模块,可以在后续使用中慢慢推广。这样做的好处是可以减轻员工的压力如果员工在进入OA系统后看到这么多不熟悉的功能模块,难免会产生抵触情绪。

3、各部门的协调配合

OA办公自动化系统往往涉及单位的各个部门和人员,涉及面广它还体现了新的管理理念和模式在很大程度上改变了员工传统的工作习惯因此在推广过程中,难免会出现这样那样的抵触。高层领导要与OA管理部门(特别是行政部门/办公室)密切配合,制定OA使用规章制度,对系统的使用提出明确要求,特别是要切断非必要的传统纸质信息流通形式。

4前期准备非常重要

建议设立临时组织,要求主管积极参与,结合OA厂商提供的数据需求,快速、系统地完成诸如组织架构、流程、各类电子数据整理任务等,使系统可以快速启动系统的试运行,大大降低了系统推广的难度。

5确定专门的系统管理员

系统管理员主要负责协同办公软件系统的系统初始化及后续系统维护工作一般来说一个系统管理员就足够了系统管理员的职责和技术水平直接关系到以后协同办公软件的使用。另外,系统管理员的离职和交接工作一定要做好,否则新的系统管理员对软件情况不熟悉,一切都重新依赖于OA供应商,给单位带来了很大的被动,也给OA厂商带来很多麻烦。

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